UPT Logistik ITB Gelar Pemusnahan Arsip untuk Efisiensi Pengelolaan Dokumen

Bandung, 26 November 2024 – Dalam rangka menata kembali manajemen arsip secara profesional dan efisien, Unit Pelaksana Teknis (UPT) Logistik Institut Teknologi Bandung (ITB) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip secara resmi pada Senin, 25 November 2024. Kegiatan ini dilaksanakan di Jalan Panyawungan No.11, Cileunyi Wetan, Kecamatan Cileunyi, Kabupaten Bandung, Jawa Barat, dengan melibatkan pihak ketiga yang terpercaya, yaitu PT. Putraduta Buanasentosa.

Pemusnahan ini merupakan tindak lanjut dari Surat Persetujuan Pemusnahan Arsip Nomor 135/IT1.A/KA/2024 tertanggal 13 Mei 2024 yang dikeluarkan oleh Rektor. Sebanyak 16.656 berkas arsip dari kurun waktu 1987 hingga 2014 dimusnahkan menggunakan metode pencacahan. Dokumen-dokumen tersebut telah dinilai oleh Panitia Pemusnahan Arsip Rekam Pengadaan UPT Logistik ITB, yang dibentuk berdasarkan Keputusan Rektor Nomor 77A/IT1.A/SK-KP/2024.

Tujuan Pemusnahan Arsip

Proses pemusnahan ini bertujuan untuk mengurangi beban arsip di Pengelola Kearsipan Tingkat Unit, terutama dokumen yang telah habis masa retensinya dan dinilai tidak lagi memiliki nilai guna administratif, hukum, atau sejarah. Dengan mengurangi arsip yang sudah tidak relevan, diharapkan tersedia ruang yang lebih memadai untuk arsip baru yang memiliki nilai guna strategis.

Proses Pemusnahan yang Transparan

Seluruh proses pemusnahan dilakukan dengan prosedur yang transparan dan sesuai dengan peraturan kearsipan yang berlaku. Metode pencacahan dipilih untuk memastikan bahwa dokumen yang dimusnahkan tidak dapat dipulihkan atau digunakan kembali. Secara sermonial pemusnahan ini dipimpin oleh Bapak Usep Mulyana, S.Sos., MAP dan juga Ibu Atty Aryanti Saraswati, S.T., yang mewakili UPT Logistik, pada kesempatan itu hadir juga Perwakilan dari Kantor Hukum dan Satuan Pengawas Internal yang menjadi saksi pada proses penghapusaan tersebut.

Signifikansi Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip ini tidak hanya merupakan bagian dari upaya kepatuhan terhadap regulasi kearsipan, tetapi juga langkah strategis dalam mendukung efisiensi manajemen dokumen. Kegiatan ini juga mencerminkan komitmen UPT Logistik ITB untuk menjaga tata kelola dokumen yang tertib, profesional, dan sesuai standar. Arsip-arsip yang dimusnahkan sebelumnya telah melalui tahap penilaian menyeluruh oleh Panitia Pemusnahan, sehingga memastikan tidak ada dokumen yang memiliki nilai penting terlewat dalam proses ini.